home Inhoud ... 5.6 Financiële zaken
Het opstellen van een begroting
Het opstellen van een begroting

Als je een begroting op wilt stellen, betekent dat dat je stil moet staan bij het beleid van de cliëntenraad: wat gaan we het komend jaar allemaal doen, waar gaan we mee door, waarmee stoppen we en met welke nieuwe activiteiten beginnen we? Stel bijvoorbeeld dat de cliëntenraad het contact met de achterban wilt verstevigen. Dat houdt in dat jullie geld moeten reserveren voor bijvoorbeeld folders en/of informatieavonden.

Wat het opstellen van een begroting zo ingewikkeld maakt, is dat je al een jaar van tevoren moet bedenken waar je geld voor nodig denkt te hebben, en hoeveel. Het is daarom handig om er een begroting van het voorafgaande jaar bij te pakken. Of, als je die niet hebt, een begroting van een andere raad. Welke kostenposten worden er opgevoerd? Hoeveel is er toen begroot? Was dat voldoende? Hoeveel zou er komend jaar voor deze kostenpost begroot moeten worden? Mocht je nog wat vergeten zijn, hieronder volgt een, niet volledige, lijst van mogelijk kostenposten. Het gaat hierbij overigens alleen om de uitgaven omdat raden over het algemeen, buiten het geld dat ze van de instelling krijgen, geen inkomsten hebben.

Kosten secretariaat
Hierbij kun je onder meer denken aan de kosten voor telefoon, postzegels, kopiëren, computer, briefpapier, enveloppen en kantoorbenodigdheden.
Vergaderkosten
Koffie, thee, suiker, melk, koekjes en eventueel huur vergaderruimte.
Reiskosten
Bijvoorbeeld de kosten die raadsleden maken om naar de raadsvergadering te komen of om studiedagen te bezoeken. De reiskosten van gastsprekers. Je kunt reiskosten vergoeden op basis van het tarief van het openbaar vervoer of een kilometervergoeding geven. Maak in het laatste geval daar dan van tevoren afspraken over.
Verblijfskosten
Als raadsleden naar een studiedag gaan of een landelijke deelnemersvergadering van de LPR bezoeken, maken ze niet alleen reiskosten. Ze moeten ook eten en drinken. Maak hier duidelijk afspraken over: hoeveel mag iemand op kosten van de raad verteren.
Scholing
Bijvoorbeeld studiedagen, vormingsdagen, symposia. Deelname aan dit soort dagen kost vaak geld en daarbij komt dan ook nog de reis. De reiskosten kunnen overigens ook ondergebracht worden bij de kostenpost ‘reiskosten’.
Informatie- of thema-avonden
Kosten die je bij dit soort avonden maakt zijn bijvoorbeeld een vergoeding of boekenbon en reiskosten voor een spreker, de huur van een film, koffie en thee en de zaalhuur.
Drukwerk
Hierbij kun je denken aan het drukken van folders, affiches of briefpapier en enveloppen met het logo van de raad.
Voorlichtings- en informatiemateriaal
Affiches, stickers en folders van derden, vakliteratuur en abonnementen.
Representatiekosten 
Bijvoorbeeld consumpties voor gasten, een bloemetje voor een ziek raadslid en kerst- en nieuwjaarskaarten.
Jaarlijks uitstapje raad
Veel raden organiseren eens per jaar een uitstapje of etentje voor alle leden van de raad. Iedereen heeft zich per slot van rekening een jaar lang belangeloos ingezet en daar mag wel iets tegenover staan.
Speciale evenementen
Bijvoorbeeld de dag van de psychiatrie of het 10-jarig jubileum van de raad.
Onvoorzien
Hoe goed je een begroting ook opstelt, er doen zich altijd kosten voor die je niet voorzien had. Vandaar de kostenpost ‘onvoorzien’.

 
 

Het aanbieden van de begroting aan de instelling
Zet bovenaan de begroting, naam, adres, telefoonnummer en eventueel bank- of gironummer van de raad. Daaronder vermeld je plaats en datum. Vervolgens bied je met enkele regels de begroting aan de directie aan. In een toelichting onderaan de begroting geef je nog kort uitleg over de posten van de begroting die misschien vragen oproepen. Bijvoorbeeld posten die voor het eerst opgevoerd zijn of posten die sterk zijn gestegen.