Verslag of besluitenlijst

HET UITWERKEN VAN HET VERSLAG
Hoe sneller je je aantekeningen uitwerkt, hoe beter. Je kunt je dan namelijk nog veel herinneren. Lees eerst je aantekeningen door en vul ze eventueel aan. Probeer ze vervolgens te ordenen. Wat is van belang, wat kan weggelaten worden, in welke volgorde moet het staan? Daarna kun je ze in het net gaan uitwerken.

Wat moet er in een verslag staan?
Bovenaan de eerste pagina zet je de zakelijke gegevens. Om welke vergadering ging het , wanneer vond ze plaats, wie waren aanwezig en wie waren (al dan niet met kennisgeving) afwezig? Eventueel zet je tussen haakjes wie de voorzitter en de notulist waren.
Dan komt het eigenlijke verslag. Zoals hierboven al is gezegd, worden alleen besluiten en afspraken letterlijk in het verslag opgenomen. Voor de rest probeer je als notulist de kern op te schrijven van wat er is gezegd. Als volgorde houd je de agenda aan, maar binnen de agendapunten mag je schuiven. Discussies springen vaak van de hak op de tak. Zet daarom bepaalde zaken bij elkaar zodat het voor de lezer een overzichtelijk verhaal wordt. Bij de inhoudelijke agendapunten schrijf je op (in zoverre er wat over gezegd is):

o    Wat het onderwerp is;        
o    Welke meningen over dit onderwerp naar voren zijn gebracht;
o    De verschillende oplossingen met de daarbij behorende voor- en nadelen;
o    Het besluit dat is genomen;
o    En de afspraken die naar aanleiding daarvan zijn gemaakt.

Het is handig om een verslag af te sluiten met een besluitenlijst en/of actiepuntenlijstje. Je hebt dan een direct overzicht van wat er is besloten en wie welke taken op zich heeft genomen.
Voor een voorbeeld van actiepunten/besluitenlijsten van (jongeren)cliëntenraden, zie bijlage nummer 8.

Notuleren is geen populaire klus. Als de voorzitter van de cliëntenraad vraagt wie een verslag van de vergadering wil maken, kijkt iedereen elkaar meestal aan: wil jij het doen? Officieel is het de taak van de secretaris, maar er is niets op tegen als een ander raadslid het doet. Het is een karwei waar je ook wat van kunt opsteken. Het is goed voor je concentratievermogen. Je leert hoofdzaken van bijzaken te onderscheiden en je verbetert je schrijfvaardigheid ermee.

WAAROM NOTULEREN?
Het is om de volgende redenen belangrijk dat er van een vergadering een verslag wordt gemaakt:
o   Omdat sommige zaken vastgelegd moeten worden. Bijvoorbeeld afspraken en beslissingen.
o   Omdat degenen die niet aanwezig waren, in een verslag kunnen teruglezen wat er besproken is.
o   Omdat je je als raadslid met behulp van een verslag kunt voorbereiden op de volgende vergadering.
o   En omdat de achterban via de notulen kan lezen waar de raad zich mee bezighoudt.

EEN VERSLAG OF BESLUITENLIJST
Hoe uitgebreid een verslag moet worden, hangt af voor wie het verslag bestemd is. Is het verslag alleen voor de leden van de cliëntenraad, dan kan het kort. Misschien is zelfs een besluiten- en actiepuntenlijstje voldoende: wat is er besloten en wie gaat wat wanneer doen? Gaat het verslag echter de hele instelling rond, dan moet het uitgebreider. Maar ook weer niet te uitgebreid want een te lang verslag wordt niet of slecht gelezen.

VOORBEREIDING
Het notuleren gaat je gemakkelijker af als je je goed voorbereidt. Bestudeer daarom voor de vergadering de agenda en de vergaderstukken. Wat wordt er besproken en wat kan ik verwachten? Wordt het een discussie, dan zul je de verschillende argumenten moeten notuleren. En bij brainstormen gaat het om de ideeën die naar voren worden gebracht.

TIJDENS DE VERGADERING
Ga als notulist op een plek zitten waar je alles goed kunt horen en zien. Bij voorkeur naast de voorzitter zodat je eventueel kunt overleggen. Laat bij een vergadering met onbekenden een presentielijst rondgaan. De aanwezigen zetten hier hun naam en eventueel adres op (zodat je het verslag kunt toesturen). Maak aantekeningen in telegramstijl, noteer alleen kernwoorden en gebruik afkortingen. Slechts besluiten en afspraken, moeten letterlijk in het verslag. Probeer hoofd- en bijzaken te onderscheiden.