Jaarverslag

Het is gebruikelijk dat instellingen, bedrijven en ook cliëntenraden elk jaar een jaarverslag schrijven. In een jaarverslag blik je als organisatie terug op het afgelopen jaar.

WAAROM EEN JAARVERSLAG?
Als cliëntenraad schrijf je een jaarverslag omdat het nuttig is om elk jaar eens terug te kijken. Hoe hebben we het als raad het afgelopen jaar gedaan? Wat ging er goed maar ook wat ging er minder goed en moet dus in het vervolg anders aangepakt worden. Op die manier kan een jaarverslag een aanzet vormen voor nieuwe toekomstplannen. Een jaarverslag is tevens een manier om verantwoording af te leggen aan de achterban; wat heeft de raad het afgelopen jaar gedaan om de belangen van de cliënten te behartigen? En een jaarverslag is een visitekaartje naar directie en personeel van de instelling en de externe contacten van de raad. Het is daarom belangrijk dat een jaarverslag er verzorgd uitziet.

WAT MOET ER IN STAAN? 
Begin met een inleiding of voorwoord van de voorzitter van de raad waarin zij het jaarverslag aan de lezer aanbiedt.
Geef vervolgens wat algemene informatie over de cliëntenraad. Wat is het doel en de werkwijze van de raad? Vertel eventueel ook wat over de instelling. Hoe groot is de instelling, hoeveel cliënten zijn er?
Vertel welke onderwerpen er het afgelopen jaar in de raadsvergadering zijn besproken.
Geef een overzicht van de belangrijkste activiteiten die de raad heeft ondernomen en vermeld hierbij de resultaten (met name de successen!).
Laat zien in welke commissies de raad was vertegenwoordigd.
En welke externe contacten de raad heeft onderhouden.
Geef een overzicht van de belangrijkste activiteiten die de raad heeft ondernomen en vermeld hierbij de resultaten (met name de successen!).
Laat zien in welke commissies de raad was vertegenwoordigd.
En welke externe contacten de raad heeft onderhouden.
Geef een overzicht van hoe de raad en/of het dagelijks bestuur is samengesteld en welke wijzigingen zich daarin hebben voorgedaan.
Tenslotte bevat een jaarverslag vaak een financieel jaarverslag dat door de penningmeester wordt geschreven.

Je kunt een jaarverslag verlevendigen met foto’s, tekeningen en andere illustraties. Of door er bijdragen in op te nemen die op een andere manier een indruk geven van het raadswerk, bijvoorbeeld:
Laat enkele leden van de raad een stuk schrijven over hun persoonlijke belevenissen bij de raad. Kies daarbij een aantal thema’s uit, bijvoorbeeld: de vormingsdagen, voorlichting geven, een actie, de raadsvergadering, enzovoorts.
Of laat iemand die niet meer aan de raad deelneemt, terugkijken op het raadswerk door middel van een brief aan de raad.

HOE MAAK JE EEN JAARVERSLAG?
Pak er om te beginnen een oud jaarverslag van de raad bij of –als je dat niet hebt- een paar jaarverslagen van andere raden of organisaties. Hoe hebben die het aangepakt en kun je hun ideeën overnemen?
Gebruik de notulen van de raad van het afgelopen jaar om er informatie uit te halen over de activiteiten van de raad. Maak vervolgens een opzetje of inhoudsopgave en leg dit voor aan de raad of het bestuur van de raad. Maak daarna een concept-jaarverslag en leg dit wederom voor aan de raad of het bestuur en verwerk de suggesties en kritiek in de definitieve versie.