home
Inhoud
...
5.4 Bijhouden wat de cliëntenraad doet
Een goed archief
Een goed archief
Het aanleggen van een goed archief krijgt meestal weinig aandacht. Een archief is meestal een soort laatste rustplaats voor papieren, die we eigenlijk liever niet meer willen zien, maar die we op de een of andere manier toch moeten bewaren. Als het dan maar netjes in een map zit, zijn we eigenlijk al wel tevreden. Uit het oog, uit het hart.
Maar …met een slecht archief is het heel vervelend werken. Het hindert de cliëntraad bij het vlot en goed onderbouwd werken (Waar is ook alweer die brief die we vorig jaar al eens over cliënttevredenheidsonderzoek gestuurd hebben? We hadden toch afspraken gemaakt met de directie over het afschaffen van het rustuurtje? Had Kees niet gezegd dat hij een voorstel voor een thema-avond zou maken?)
Een goed archief in 9 stappen
1. Maak afspraken over wat je als cliëntenraad wil bewaren
Bedenk wat je wil bewaren: verslagen, in- en uitgaande post, adviezen, vergaderstukken, … Hoe lang wil je dat alles bewaard wordt?
Wie kan er bij de spullen in het archief? Wie mag er spullen in zoeken en/of opbergen? Wat spreek je daar praktisch over af: even bellen van tevoren, wie heeft een sleutel of code, ….
Hoe veilig moet alles weggeborgen kunnen worden?
3. Kies een goede plek
Als je weet wie op welke tijdstippen toegang tot de archiefstukken moet hebben, kies je een handige plek voor het archief. Als je vaak ’s avonds stukken nodig hebt, is het niet handig om het archief in een kantoorgebouw onder te brengen. Als alleen de secretaris stukken hoeft op te zoeken, kan het archief misschien ook bij hem thuis worden ingericht. Maar als ook werkgroepen er bij moeten kunnen ligt dat minder voor de hand ….
4. Gebruik één archief met losse (hang)mappen
Natuurlijk kun je werken met meerdere opbergplekken. Maar één centraal archief heeft duidelijk voordelen: je hoeft bijvoorbeeld nooit meer na te denken, waar je iets ook al weer had opgeborgen. Eén van de grote problemen bij archiveren is, dat je altijd dingen zult tegengekomen die in meerdere mappen passen. Als je dan niet alleen verschillende mappen hebt, maar ook nog diverse opbergplekken, wordt het zoek- en vindprobleem alleen maar groter!
5. Gebruik voor elk onderwerp een aparte map
Elk onderwerp krijgt een eigen map. Met een label met het onderwerp erop. Zodra je bijvoorbeeld ordners of dozen gaat gebruiken voor je archief, zul je merken dat je materiaal van de meerdere onderwerpen in één ordner gaat opslaan. En dat maakt het archiveren nodeloos ingewikkeld.
6. Sorteer de mappen op alfabetische volgorde
Sorteren werkt het eenvoudigst op alfabetische volgorde van de onderwerpen.
De sortering op alfabet zorgt ervoor, dat je eenvoudig alles terug kunt vinden.
Pas op met het maken van onderverdelingen in bijvoorbeeld 'projecten', 'adviezen' en 'bijeenkomsten'; dan werk je in feite toch weer met meerdere archieven en moet je soms lang zoeken naar een stuk over een bepaald onderwerp. En wie niet weet dat er ooit een advies over iets is geschreven of dat een onderwerp in een bijeenkomst aan de orde is geweest (denk aan een nieuw lid of een nieuwe secretaris …..) weet zo’n stuk dan natuurlijk helemaal niet meer te vinden!
Natuurlijk hangt het af van de grootte van het archief en van hoeveel mensen het gebruiken, maar in het algemeen geldt: als je een werkarchief samenstelt, kun je het beste werken met één algemeen, op alfabet gesorteerd archief.
7. Vul de mappen met stukken op datum
Binnen de mappen kun je stukken het beste op datum toevoegen; eventueel maak je vóór in de map een kleine inhoudsopgave waarin je ieder nieuw stuk even inschrijft.
| 8. Hou de mappen netjes |