5.4 Bijhouden wat de cliëntenraad doet

Informatie opbergen en toegankelijk maken
Informatie die je als cliëntenraad hebt vastgelegd, wordt eerst gebruikt waar het voor bedoeld is (verspreiden onder cliënten, gebruiken bij volgende besprekingen, toesturen aan geïnteresseerden, …..) en kan daarna worden opgeborgen.
Het opbergen van alle papierwerk van een cliëntenraad vraagt om enige voorbereiding. Het gaat niet alleen om het opbergen (archiveren) van de verslagen van de cliëntenraad, maar ook van de post die binnen gekomen is, brieven en adviezen die zijn verstuurd door de cliëntenraad, interessante achtergrondinformatie over thema’s enzovoort.
Het is natuurlijk wel de bedoeling dat de spullen die opgeborgen worden ook weer makkelijk tevoorschijn kunnen worden gehaald als ze later nog een keer nodig zijn.

De secretaris en/of de ondersteuner van de cliëntenraad is belast met het aanleggen en bijhouden van het archief van de cliëntenraad. Vaak houden de individuele leden van de cliëntenraad er privé ook nog een klein archief op na, waarin zij voor hun belangrijke stukken van de cliëntenraad bewaren.

Een goed archief is het halve werk.
Het aanleggen van een goed archief krijgt meestal weinig aandacht.

Het is voor de cliëntenraad van belang om bij te houden wat er allemaal aan de orde is geweest, welke activiteiten er zijn uitgevoerd, welke brieven er zijn geschreven en wat de cliëntenraad bereikt heeft.

Dat is van belang voor:    de cliëntenraad zélf
                                   de achterban en andere geïnteresseerden.

De cliëntenraad moet zijn activiteiten hiervoor dus eerst goed vastleggen. Vervolgens is het van belang, dat de informatie die is vastgelegd ook handig wordt opgeborgen en toegankelijk wordt gemaakt voor wie het wil gebruiken.

Vastleggen wat de cliëntenraad doet
De meest gangbare manier om bij te houden wat de cliëntenraad doet, is het maken van een verslag of besluitenlijst na elke vergadering van de cliëntenraad. Door die verslagen kun je per vergadering nagaan wat de cliëntenraad heeft besproken en besloten.

Als het goed is, maakt de cliëntenraad ook één keer per jaar een jaarverslag. Daarin kun je zien wat er in de loop van het beschreven jaar terecht gekomen is van alle plannen van de cliëntenraad. Door het schrijven en verspreiden van een jaarverslag kan de cliëntenraad verantwoording afleggen aan zijn achterban en andere geïnteresseerden.

Sommige cliëntenraden kiezen ervoor om geen eigen jaarverslag te schrijven, maar een paragraaf over de cliëntenraad te laten opnemen in het jaarverslag van de instelling.

Het is de taak van de secretaris van de cliëntenraad om ervoor te zorgen dat de verslaglegging van de cliëntenraad in orde is. Dat betekent niet dat hij of zij die stukken persé zelf moet schrijven; dat kan ook door iemand anders gebeuren (iemand die dit leuk vindt om te doen, een notulist, de ondersteuner, …..). Voor wie er ook mee aan de slag gaat; hieronder wordt uitgelegd hoe je een verslag (notulen) en een jaarverslag kunt maken.