Uitvoeren en rapporteren

Dan is het moment aangebroken dat de geplande activiteiten kunnen worden uitgevoerd.
Uitvoeren wordt vaak onderschat. Op de juiste manier uitvoeren is bijna net zo moeilijk als het bedenken van een mooi doel. Mensen blijven nog wel eens steken in de uitvoering. Ze krijgen het niet voor elkaar om datgene wat ze van plan waren ook daadwerkelijk te doen. Het is te ingewikkeld, het is te veel, ze raken de weg kwijt of er gebeurt iets anders waardoor ze de uitvoering los laten.

Als je de uitvoering van je plannen volgens een paar basisregels aanpakt (zie hieronder), heb je meer kans dat je actie slaagt.

Basisregels

Regel 1:       eerst denken, dan doen
Denk eerst goed na over wat er allemaal nodig is om het geplande resultaat te bereiken. Wat moeten we doen? Moeten we eerst nog zaken regelen voordat we aan de slag kunnen? Klopt de planning nog? Moeten we nog andere mensen informeren/betrekken? Hoe laten we straks laten zien dat we inderdaad ons doel bereikt hebben?

Regel 2:       van voor naar achteren denken en dan terug
Door elk onderdeel van je project of activiteit eerst van voor naar achteren door te denken en dan weer terug, kom je vaak op andere dingen die nog een plekje in de planning moeten krijgen.

Regel 3:       van grof naar fijn
Van grof naar fijn werken betekent dat je eerst begint met een algemeen grof idee van wat er moet gebeuren en dat je dat steeds verder uitwerkt en verfijnt. Dat geldt voor het hele project, maar ook voor eventuele projectonderdelen.

Regel 4         beheers het traject
Hou in de gaten hoeveel tijd en geld een activiteit (al heeft ge)kost. Is de kwaliteit nog steeds goed genoeg, zijn er knelpunten in de organisatie. Neem meteen maatregelen als dat nodig is!

TIP
Gebruik bij de rapportage over de voortgang van een activiteit het planningsschema dat je –als het goed is!- in je plan hebt opgenomen. Aan de hand daarvan kun je kort, krachtig en inzichtelijk rapporteren!

Een ervaren lid van een cliëntenraad:
“Wij zorgen er altijd voor dat een vaste contactpersoon de cliëntenraad tussentijds op de hoogte houdt van de vorderingen, knelpunten en bijstellingen van een bepaald project. Zo blijven we ons allemaal betrokken voelen bij het project en kunnen we ook goed volgen waarom plannen soms moeten worden bijgesteld.”