De afronding
Op een gegeven moment moet de knoop doorgehakt worden. Of de onderhandelingen lopen vast of een van de voorstellen worden aangenomen. Maak voordat je akkoord gaat met een voorstel eerst een aantal afwegingen: levert het voorstel voldoende voordelen op voor de raad, in ieder geval meer dan als je niet eens kunt worden; wekt het voorstel geen nieuwe problemen op; hoe denkt de achterban of de rest van de raad erover en past het voorstel in het beleid van de raad? Vraag eventueel bedenktijd en laat je niet onder (tijds)druk zetten.

Kom je tot overeenstemming, zorg er dan voor dat er concrete afspraken worden gemaakt. Laat bijvoorbeeld, als de directie een vergaderruimte heeft toegezegd, vastleggen wanneer deze ruimte beschikbaar komt.

Onderhandelen; iets tussen samenwerken en vechten ….

Onderhandelen is één manier om iets te bereiken. Je kunt ook kiezen voor samenwerken, of vechten. Je werkt samen als de belangen overeenkomen. Bijvoorbeeld als je als raad samen met de directie een open dag organiseert. Het gezamenlijk belang is dan het verminderen van vooroordelen ten aanzien van cliënten in de jeugdzorg. Maar je kunt ook kiezen om te vechten; als de belangen tegenstrijdig zijn en je met vechten denkt meer te bereiken dan met onderhandelen. Bij vechten moet je overigens niet denken aan het met elkaar op de vuist gaan, maar aan het voeren van een actie of het inschakelen van de inspectie, de Provincie of de pers. Soms kan vechten een strategisch middel zijn om serieus genomen te worden als onderhandelingspartner. Je voert bijvoorbeeld een actie omdat de directie niet wil praten over het toelatingsbeleid van de instelling. Misschien willen ze dan wel praten.

Onderhandelen staat tussen vechten en samenwerken in. De belangen zijn verschillend, of zelfs tegenstrijdig, maar beide partijen willen wel samen proberen om tot overeenstemming te komen.

De voorbereiding
Bij onderhandelen is een goede voorbereiding erg belangrijk. Stel jezelf daarbij de volgende vragen:

Het probleem
Wat is precies het probleem of de vraag waarover je gaat praten? Weet je er voldoende van? Wat is er in het verleden over gezegd en geschreven? Lees dat nog eens na, misschien staat er iets in wat je tijdens de onderhandelingen kunt gebruiken.

Oplossingen
Welke oplossingen zijn er te verzinnen voor dit probleem of deze vraag? Blijf niet steken bij het eerste antwoord dat je vindt. Mogelijk zijn er nog andere oplossingen waarbij de bezwaren van de andere partij minder groot zijn. Hoe meer oplossingen je hebt, hoe flexibeler je bent tijdens de onderhandelingen.

Wat wil je bereiken?
Wat wil je bereiken tijdens de onderhandelingen? Wat is je maximum? Wat is haalbaar? Welke concessies wil je eventueel doen? Waar neem je minimaal genoegen mee? En wat is de consequentie als je het niet eens kunt worden? Je moet er in ieder geval niet op achteruit gaan. Als de directie je bijvoorbeeld een eigen vergaderruimte aanbiedt die te klein is, terwijl je nu wekelijks een vergaderruimte bespreekt die groot genoeg is, dan kun je beter niet akkoord gaan. Denk ook alvast na over welke stappen je kunt nemen als je het niet eens kunt worden met de andere partij. Is er een kans dat je daarmee alsnog wat kunt bereiken? Stel bijvoorbeeld dat je het niet eens kunt worden met de directie over een klachtenregeling. Als volgende stap zou je bij de inspectie kunnen aankloppen. Mogelijk word je daar wel in het gelijk gesteld.

Argumenten
Welke argumenten kun je vinden om de andere te overtuigen? Schrijf ze op en selecteer de sterkste argumenten. Wat zijn je zwakke en sterke punten? Bijvoorbeeld: je verlangens zijn redelijk en je argumenten zijn goed; echter de andere partij die beslist.

De andere partij
Verplaats je in de andere partij. Welke belangen hebben ze? Met welke oplossingen zullen ze komen en welke argumenten zullen ze daarbij aanvoeren? Wat zullen ze willen bereiken? Wat ligt er waarschijnlijk vast en waar valt over te praten? Waar ligt hun minimum? Hoe zullen ze op je voorstellen en argumenten reageren? Schrijf eventueel alle mogelijke vragen op die ze kunnen stellen en zet daar de antwoorden bij. In hoeverre komen de belangen overeen. Waar liggen de belangrijkste verschillen? Wat zijn de zwakke  en sterke punten van de andere partij? In welke sfeer zal het overleg waarschijnlijk verlopen? Met welke mensen krijg je te maken?

Trucs
Met welke trucs van de andere partij moet je eventueel rekening houden? Zullen ze je op een vriendelijke manier proberen in te pakken? Kun je veel vage beloftes en weinig concrete toezeggingen verwachten? Of zullen ze je onder tijdsdruk proberen te zetten?

Praktisch
Wie doet het woord wie vult aan? Laat degene die het beste op de hoogte is en het beste uit haar woorden kan komen, het woord doen. Heethoofden kun je beter thuis laten. Zorg er in ieder geval voor dat je als woordvoerders van de raad op één lijn zit en elkaar tijdens het gesprek niet tegenspreekt! Wie maakt er een verslag? Een verslag is belangrijk omdat afspraken dan zwart op wit staan.

Posities innemen
Dan de onderhandelingen zelf. Het kan geen kwaad om te beginnen met een kort gesprekje over koetjes en kalfjes. Je creëert daarmee een gemoedelijke sfeer waardoor de onderhandelingen misschien wat soepeler verlopen. Zorg er eventueel voor dat je er wat vroeger bent zodat je met mensen van de andere partij een babbeltje kunt maken.

Bij het begin van de onderhandelingen leggen beide partijen uit hoe  zij tegen het probleem of de vraag aankijken. Je begint dus met het naar voren brengen van het standpunt van de raad. Je legt uit waarop het standpunt is gebaseerd en waarom het een redelijk standpunt is. Waarom is het bijvoorbeeld zo belangrijk voor de raad om een eigen ruimte te hebben? Voer argumenten aan, maar sleep er niet alles bij wat je kunt vinden. Hou ’t beknopt. Hoe meer je er namelijk bij haalt, hoe makkelijker het voor de andere partij wordt om er de zwakke punten uit te halen. Verstrek geen onjuiste informatie. Je loopt alleen maar risico dat je het vertrouwen van de andere partij volledig verliest.

Zet zo hoog mogelijk in en zorg er voor dat je je oplossing of wens goed kunt beargumenteren. Het voordeel van een hoge inzet is dat je nog concessies kunt doen, je hebt wisselgeld achter de hand. Wees dan ook bereid om in te leveren, maar wacht daarmee tot je het tegenvoorstel van de ander hebt gehoord. Je zou eens per ongeluk met je concessies lager uitkomen dan dit tegenvoorstel! Probeer ook altijd iets terug te krijgen voor de concessies die je doet.

Als de andere partij haar standpunt naar voren brengt, luister dan goed. Noteer eventueel op welke terreinen haar standpunt overeenkomt met dat van jouw. Toon begrip voor het standpunt van de ander zonder direct toe te geven.

Aftasten
Nadat de verschillende oplossingen naar voren zijn gebracht, wordt er op elkaars voorstellen en argumenten gereageerd?. Hiervoor de volgende adviezen:
o   Probeer als raad een sfeer te creëren van ‘hoe vinden wij hier met elkaar
     een oplossing voor’.
o   Benadruk de gemeenschappelijke belangen: de directie is toch ook gebaat
     bij een goede zorg voor de cliënten?
o   Zie de belangen van de andere partij in ieder geval als deel van het
     probleem: ook het gebrek aan kantoorruimte moet bij het zoeken naar
     een oplossing betrokken worden.
o   Betrokkenheid tonen is goed. Wordt niet emotioneel of boos, dat werkt
     alleen maar averechts.
o   Speel niet de man of vrouw, maar altijd op de bal. Met andere woorden:
     wees hard op de inhoud, zacht in de relatie en werk aan beide.
o   Stel vooral veel vragen, niet op een verwijtende of beschuldigende toon
     maar omdat je het wilt weten. Waarom is er te weinig vergaderruimte,
     wat kan de directie wel bieden? Wees ook niet bang om een domme vraag
     te stellen. Blijf op een vriendelijke toon doorvragen als men ontwijkend
     antwoordt.
o   Als een voorstel van een andere partij afwijst, doe dat dan duidelijk met
     argumenten. Maar kom ook met een tegenvoorstel om dichter bij elkaar
     te komen. Een eigen ruimte die te klein is, kan helaas niet geaccepteerd
     worden. Echter een ruimte delen met een medewerker die er maar twee
     dagen in de week is, is wel bespreekbaar.
o  Laat wat proefballonnetjes los: opper wat mogelijkheden alternatieven op
    tafel te krijgen waaruit op een gegeven moment een voor beide partijen
    aanvaardbaar compromis gekozen kan worden.