Om de deelnemers aan de vergadering in de gelegenheid te stellen zich voor te bereiden, kunnen er vergaderstukken met de agenda meegestuurd worden. In de agenda van de vergadering hoort te staan voor welk punt er vergaderstukken beschikbaar zijn en of deze al in het bezit zijn van de leden van de clientenraad (bijvoorbeeld omdat het stuk op een eerdere vergadering ook is besproken), of dat ze tegelijk met de agenda worden meegestuurd of dat ze nog zullen worden nagestuurd.