De agenda kun je de inhoudsopgave van de vergadering noemen. De te bespreken onderwerpen worden op volgorde opgesomd. De agenda heeft de volgende functies:
-   Dankzij de agenda weet je als raadslid wat er besproken zal worden en kun 
    je je daarop voorbereiden.
-   De agenda is tevens een afspraak over de volgorde waarin de verschillende
    onderwerpen besproken zullen worden. Daarmee draagt de agenda bij aan
    een ordelijk verloop van de vergadering.
-   Je kunt de agenda bovendien gebruiken als publiciteitsmiddel. Door de
    agenda op te hangen op de verschillende prikborden binnen de instelling,
    maak je bij de achterban bekend wanneer de volgende vergadering
    plaatsvindt en wat er besproken zal worden.

De meeste agenda’s hebben een min of meer gelijke opbouw. Er wordt begonnen met een aantal vaste punten zoals de opening het vaststellen van de agenda, de mededelingen, het bespreken van de notulen en de ingekomen en uitgaande post. Daarna komen de wisselende, inhoudelijke agendapunten en vervolgens weer een aantal vaste agendapunten: de rondvraag en sluiting.

Vaak is het gebruikelijk dat de agenda aan het begin van de vergadering wordt vastgesteld. De voorzitter vraagt de aanwezigen of ze zich kunnen vinden in de agenda. Er kunnen dan nog agendapunten omgewisseld of toegevoegd worden. Die vaststelling van de agenda kost wat tijd aan het begin, maar kan tijd, verwarring en irritatie besparen tijdens de rest van de vergadering.