Onderwerp en kenmerk

Voordat je de brief begint, kun je links een korte omschrijving geven van het onderwerp van de brief. Bijvoorbeeld ‘Betreft: huisregels”. Ook links bovenaan zet je eventueel achter ‘ons kenmerk’ of ‘referentie’ de archiefcode van de brief (bijvoorbeeld de ‘u’ van uitgaande post , het jaartal, het volgnummer en de initialen van de afzender: ‘u 08/023/MG’). Als je een brief beantwoord, is het handig om het kenmerk van de te beantwoorden brief over te nemen onder ‘uw kenmerk’. De ontvanger van je brief kan daarmee eenvoudig de kopie van de beantwoorde brief in het archief opzoeken.