Allereerst omschrijft de voorzitter de vraag, het voorstel of het probleem. Waar gaan we het over hebben? Waarom staat het op de agenda en met welk doel? Gaat het alleen om het uitwisselen van informatie, is het de bedoeling dat we gaan brainstormen over de oplossing voor een probleem of moet er een besluit genomen worden.
Vervolgens vraagt de voorzitter of de vraag of het probleem voor iedereen duidelijk is. Deelnemers aan de vergadering kunnen dan nog vragen stellen of aanvullingen en correcties geven. Eventueel wordt de probleemstelling bijgesteld of de vraag opnieuw geformuleerd. Iedere lid van de cliëntenraad moet een duidelijk beeld hebben van wat men gaat bespreken.
Eventueel wordt afgesproken wat er gedaan moet worden om meer informatie te krijgen.