Een groot deel van het werk van cliëntenraden wordt gedaan tijdens vergaderingen. Vergaderen is iets anders dan zomaar met een groepje ergens over praten. Vergaderen doe je, omdat je samen iets wil bereiken. In vergaderingen worden discussies gevoerd, oplossingen gezocht, besluiten genomen en afspraken gemaakt. Het is daarom belangrijk dat er goed vergaderd wordt. In dit hoofdstuk kun je lezen wat hier allemaal bij komt kijken.

Spelregels voor de vergadering
Bij alle vergaderingen gelden spelregels waar de leden zich –bewust of onbewust- aan houden. Bij welk overleg je ook komt, er is een eigen sfeer en het gaat er altijd net weer iets anders aan toe dan je misschien gewend bent …
Zeker voor een beginnende cliëntenraad is het goed om vantevoren even stil te staan bij de basisregels die er voor je vergadering zullen gelden. En omdat vergaderregels natuurlijk alleen maar een hulpmiddel zijn en geen doel op zich, is wel duidelijk dat bestaande cliëntenraden de regels eigenlijk ook regelmatig onder de loep moeten nemen; als de meerderheid van de leden zich er niet meer prettig bij voelt of als men het er niet (meer) mee eens is, kunnen vergaderregels altijd worden bijgesteld!

De uitnodiging, de agenda en de vergaderstukken
Zeven à tien dagen voor de vergadering krijgen de leden van de raad een uitnodiging, een agenda en eventueel de vergaderstukken. Niet alle raden zullen apart een uitnodiging en agenda versturen. Vaak is de agenda meteen ook de uitnodiging.

De voorbereiding
Een vergadering moet zowel praktisch als inhoudelijk worden voorbereid.
De praktische voorbereiding van een vergadering is met name de taak van de secretaris, al dan niet met hulp van de ondersteuner van de cliëntenraad.
Het is echter de taak van álle raadsleden om zich inhoudelijk op een vergadering voor te bereiden. Hoe beter je je voorbereidt, hoe groter je inbreng is tijdens de vergadering en hoe meer de vergadering zal opleveren!

• Je begint met het lezen van de notulen van de vorige vergadering en het bestuderen van de agenda en de vergaderstukken.
• Als er onduidelijkheden zijn, zet je hierover de vragen op papier.
• Vervolgens probeer je voor jezelf een voorlopig standpunt in te nemen over de inhoudelijk agendapunten: wat vindt ik er nou zelf van? Probeer extra informatie te verzamelen als het idee hebt dat je nog niet voldoende over het onderwerp weet. Door bijvoorbeeld eens met wat mensen te gaan praten die de situatie beter kennen of door te peilen hoe de achterban erover denkt.

Het verloop van de vergadering:

Opening en mededelingen

Het verslag (de notulen)

De inkomende en uitgaande post

De behandeling van een inhoudelijk agendapunt

Rondvraag en sluiting