De voorzitter
Als voorzitter ben je het gezicht van de cliëntenraad. Je vertegenwoordigt de raad naar buiten toe. Je onderhoudt contacten met de directie, je ondertekent de brieven van de raad en je houdt toespraken bij officiële gelegenheden.

Ook binnen de cliëntenraad vervul je als voorzitter een belangrijke rol. Je coördineert de activiteiten van de raad, je zorgt ervoor dat er een goede sfeer heerst, je probeert mensen die dreigen af te haken weer te motiveren en je controleert of genomen besluiten worden uitgevoerd.

Een van de belangrijkste taken van de voorzitter is het leiden van de vergaderingen van de cliëntenraad. Vergaderingen kennen meestal een vast patroon. Na de opening en vaststelling van de agenda (en het noemen van eventuele afmeldingen) wordt het verslag van de vorige vergadering besproken, komt de post aan de orde die sinds de vorige vergadering is ontvangen of verzonden en worden er eventueel nog actuele mededelingen gedaan.

Dan is het meestal tijd voor diverse inhoudelijke agendapunten of het ontvangen van gasten. Een vergadering wordt over het algemeen pas afgesloten als er een rondvraag is geweest en er (voor zover nodig) een nieuwe vergaderafspraak is gemaakt.

In paragraaf 4.5 vind je meer achtergrondinformatie over hoe een goede vergadering er uit ziet en hoe je onderwerpen op een goede manier samen kunt bespreken.

Als je meer informatie wil over de rol van de voorzitter (als discussieleider bijvoorbeeld), dan kun je daarvoor terecht in de bijlagen (bijlage nummer 14 ‘Een gesprek leiden”).

De secretaris
Als secretaris neem je binnen de raad de administratieve klussen voor je rekening, zoals:
o    Het bijhouden van de ingekomen en uitgaande post.
o    Ervoor zorgen dat er verslagen worden gemaakt van de vergadering (kan ook door een van de ondersteuners gebeuren of per toerbeurt door andere leden van de cliëntenraad). (zie paragraaf 5.4 voor informatie over het maken van goede verslagen!)
o    Het verspreiden van de verslagen.
o    Het tijdig versturen van de uitnodiging en de agenda voor vergaderingen.
o    Het schrijven van het jaarverslag samen met de ondersteuners.

Verder bereid je samen met de voorzitter de vergaderingen voor. Ook regel je de praktische zaken rondom een vergadering, zoals het organiseren van een vergaderruimte, het regelen van koffie en thee en het uitnodigen van gasten. Is in het huishoudelijk reglement van je raad de zittingsduur van de leden vastgelegd, dan is het bovendien je taak om bij te houden welke leden wanneer moeten aftreden.

Als secretaris bewaar je nauwkeurig alle ingekomen post en kopieën van uitgaande stukken. Je zorgt ervoor dat alle verslagen, agenda’s, besluitenlijsten en brieven voor de leden van de cliëntenraad ter inzage beschikbaar zijn.

Omdat het meestal de secretaris is die de post voor de cliëntenraad krijgt, zal hij of zij ook vaak het woord krijgen bij het agendapunt ‘post’ om te vertellen welke brieven er binnengekomen of verzonden zijn.

De penningmeester
Als penningmeester ben je verantwoordelijk voor de financiën van de cliëntenraad. De taken van een penningmeester zijn:
o    Het beheren van het geld van de raad: o.a. het bijhouden van een kasboek.
o    Het opstellen van een conceptbegroting (het bestuur stelt de begroting vast)
o    Het maken van een financieel jaarverslag.
o    Het regelmatig informeren van het bestuur over hoe de raad er financieel voorstaat.
o    Het tussentijds verantwoording afleggen aan de administratie van de instelling.

In paragraaf 5.6 vind je meer informatie over het opstellen van begrotingen en financiële jaarverslagen.