Voorbeeldbrief:

Aan de cliëntenraad van ‘instelling X’
………
………
………

Plaats, datum

Geachte leden van de cliëntenraad,
Hierbij sturen wij u ……………………. toe. Wij verzoeken u om ons uiterlijk ……… te laten weten hoe u over de hierin beschreven plannen denkt; uw advies zullen wij betrekken bij de verdere besluitvorming over dit onderwerp.
De belangrijkste redenen om …………. in te voeren zijn ……………

Wij verwachten dat ……….. voor cliënten gaat betekenen dat ………
Om het nieuwe beleid op een goede manier uit te kunnen voeren, zullen een aantal maatregelen genomen moeten worden. Hierbij moet u denken aan ………

Graag maken wij van de gelegenheid gebruik om u enkele concrete vragen voor te leggen die te maken heeft met het invoeren van  …………. : Hoe denkt u dat  ……………………………
Aangezien ………… voor alle cliënten van ‘instelling X’ van belang is, willen wij u vragen om bij de voorbereiding van uw advies ook overleg te voeren met de andere cliëntenraden van ‘instelling X’. Omdat wij ons realiseren dat dit extra tijd kost, hebben wij de hierboven genoemde adviestermijn alvast wat ruimer genomen, namelijk 8 weken in plaats van de gebruikelijke 6 weken.

Als achtergrondinformatie hebben wij ……… bijgevoegd. Mocht u verder nog inlichtingen en gegevens willen hebben over ………., dan kunt u contact opnemen met …………. Hij/zij is graag bereid tot het geven van een nadere toelichting.

Wij zien uw advies met belangstelling tegemoet.
Met uw advies zullen wij omgaan zoals dat is afgesproken in de Regeling Medezeggenschap Cliënten van ‘instelling X’, dat wil zeggen dat wij u zo snel mogelijk informeren over het besluit dat wij over ……… nemen. Ook zullen wij -voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is- een gesprek met u aangaan wanneer wij een besluit denken te moeten nemen dat afwijkt van uw schriftelijk advies.

Met vriendelijke groeten,
…………