)
home
Inhoud
...
4.1 Afspraken maken met de instelling
Ondersteuning
Belangrijk is dat de ondersteuner:
- het werk van de raad makkelijker maakt, maar niet de cliëntenraad zijn verantwoordelijkheid uit handen neemt;
- eraan meewerkt dat de cliëntenraad het initiatief in handen houdt;
- zich realiseert dat hij geen lid van de cliëntenraad is dus ook geen stemrecht heeft of vertegenwoordiger is;
- zich niet verantwoordelijk voelt voor de inhoudelijke beslissingen die de cliëntenraad neemt;
- zich niet door de directie laat gebruiken om de cliëntenraad 'in goede banen te leiden';
- zich realiseert dat hij in het begin en door nieuwe leden gezien kan worden als iemand van de instelling;
- waar nodig helpt om sterke emoties om te zetten in zinvolle stappen.
Ondersteuning
Voor het goed functioneren van een cliëntenraad is voldoende ondersteuning vanuit de instelling een voorwaarde. Dit kan op verschillende manieren, zoals:
o Belangstelling voor en medewerking aan initiatieven van de cliëntenraad;
o Actieve inzet van medewerkers bij bijvoorbeeld het onder de aandacht
brengen van de cliëntenraad bij jongeren en ouders.
o Professionele ondersteuning van de cliëntenraad door een hiervoor
aangewezen functionaris
Vrijwel elke cliëntenraad onderstreept het belang van professionele (en onafhankelijke) ondersteuning. Een ondersteuner maakt geen deel uit van de cliëntenraad, maar verricht wel allerlei (voorbereidend) werk voor de raad. Daarbij gaat het niet alleen om het inzichtelijk maken van beleidszaken en de praktische gevolgen, maar zeker ook om de bijdrage aan de continuïteit van de cliëntenraad.
Voor de ondersteuning kan een instelling een interne of een externe ondersteuner aantrekken. Essentieel is, dat de cliëntenraad ondersteund wordt door een persoon die het vertrouwen van de betrokken cliënten geniet.
Wat kun je verwachten van de ondersteuner?
Ondersteuning van cliëntenraden komt in veel variaties en onder diverse namen voor, zoals ondersteuner, ambtelijk secretaris, adviseur, begeleider en coach.
Ook de inhoud van de functie kan zeer uiteenlopen, denk aan
o secretariële ondersteuning bij onder meer het versturen van de stukken;
o inhoudelijke en procesmatige ondersteuning bij het voorbereiden, leiden en
afhandelen van de vergaderingen;
o het aanleveren en toegankelijk maken van belangrijke informatie voor de
cliëntenraad;
o het helpen voorbereiden van adviezen;
o contacten leggen en onderhouden met onder meer medewerkers.
Sommigen ondersteuners combineren alle voorkomende ondersteunende werkzaamheden binnen hun functie. Soms worden de secretariële taken ook duidelijk gescheiden van de inhoudelijke werkzaamheden. Voor dat laatste is veel te zeggen, omdat de eisen voor beide taken zeer verschillen en die ook op een ander niveau liggen.
Van belang is dat de cliëntenraad duidelijk aangeeft aan welk soort ondersteuning hij behoefte heeft en welke taken de ondersteuner zoal zou moeten uitvoeren (zie bijgaand schema). Uitgaande van de wensen van de cliëntenraad kunnen dan een of meer mensen worden aangetrokken. Het takenpakket van de ondersteuner wordt schriftelijk vastgelegd in een taakomschrijving.
Het LOC heeft een brochure uitgegeven waarin de voors en de tegens van het werken met een ondersteuner worden beschreven: 'Cliëntenraad en professionele ondersteuning'.
Hierin komen allerlei zaken die te maken hebben met het inzetten van een professionele ondersteuner voor een cliëntenraad aan de orde. Zo worden in de brochure de taken en functie van de ondersteuner beschreven (zie hieronder), zit er een profielschets in voor een ondersteuner en vind je er een 'model samenwerkingsovereenkomst cliëntenraad - ondersteuner - zorgaanbieder'.
Uit deze brochure komt de volgende informatie:
Ondersteuning van de cliëntenraad
Taken voor secretariële ondersteuning
Veel cliëntenraden beschikken al over enkele uren secretariële en administratieve ondersteuning. Soms worden deze werkzaamheden uitgevoerd door een directiesecretaresse of door de ambtelijk secretaris van de ondernemingsraad. Een dergelijke combinatie van functies is verre van ideaal, zeker wanneer er informatie over tafel gaat die vertrouwelijk van karakter is. De belangrijkste taken op dit terrein zijn:
o voorzitter en secretaris assisteren bij het opstellen en verzenden van de
o agenda en de vergaderstukken;
o postverwerking en archivering;
o ruimte regelen en inrichten;
o verslaglegging cliëntenraadsvergaderingen.
Taken voor inhoudelijke ondersteuning
Als het gaat om de inhoudelijke ondersteuning van de raad, dan vallen daar de volgende taken onder:
o beoordelen van nieuw beleid op voor cliënten aanmerkelijke belangen
en notities van de instelling toegankelijk maken, mogelijke
consequenties voor cliënten op een rijtje zetten;
o voorbereiden van de vergaderingen van de cliëntenraad;
o bijstaan van de cliëntenraad in de (overleg)vergaderingen;
o adviseren over de werkwijze van de cliëntenraad in relatie tot het
reglement;
o adviseren van de cliëntenraad en het in opdracht van de raad opstellen
van (concept)adviezen en brieven;
o opstellen van een concept werkplan en begroting en het schrijven van
het jaarverslag van de cliëntenraad.
o het met voorzitter en secretaris inhoudelijk voorbereiden van de
vergaderingen.
Taken voor organisatieontwikkeling en procesbegeleiding
Als het gaat om taken die verband houden met de omgeving/relaties van de cliëntenraad, dan vallen daar de volgende taken onder:
o bijdrage leveren aan het contact tussen cliëntenraad en achterban;
o bijdrage leveren aan de afstemming tussen lokale en centrale
cliëntenraad;
o bijdrage leveren aan opbouw en continuïteit van de raad, onder andere
werving nieuwe leden;
o actieve bijdrage leveren aan de ontwikkeling en uitbouw van de
cliëntenraad op basis van de samenwerkingsovereenkomst en het
reglement;
o bijwonen van vergaderingen van de raad en bijvoorbeeld letten op de
wijze van besluitvorming, de voortgang, het verloop van de
vergadering;
o bijstaan van de cliëntenraad in de overlegvergaderingen met de
zorgaanbieder.
o ondersteunen van individuele leden van de cliëntenraad bij het
bestuderen van de vergaderstukken.
o adviseren van de voorzitter bij het bewaken van het vergaderproces en
het bewaken van een volwaardige inbreng van een ieder.