Wat gebeurt er

Het eerste initiatief

Degenen die het initiatief nemen zullen zich willen oriënteren op:

• het hoe, wat en waarom van een cliëntenraad (o.a. wat staat hierover in de Wet op de Jeugdzorg);
• Wat er geregeld moet worden om op een goede manier een cliëntenraad te kunnen starten;
• Wat de ervaringen zijn van andere cliëntenraden.

Het voorbereidende werk

De eerste oriëntatie zal vaak uitmonden in het instellen van een werkgroep waarin zowel enkele medewerkers uit de instelling als geïnteresseerde cliënten zitting hebben. Deze werkgroep (maar het kan ook al een cliëntenraad in oprichting zijn) oriënteert zich zo nodig nog wat verder en zal voor zover dat nog niet gebeurd is overgaan tot de volgende klussen:

• Contact leggen met directie/bestuurder en/of belangstellende ouders en jongeren om:
  - de mogelijkheden te bespreken rond de medezeggenschap van cliënten binnen de instelling
  - ouders en jongeren te informeren over de plannen een cliëntenraad op te richten en hun de mogelijkheid geven mee te doen.
• Overleg voeren met eventueel al bestaande jongerenra(a)d(en) of ouderra(a)d(en) voor informatie-uitwisseling en afstemming (samenwerken/ samengaan?)
• Afspraken maken met de instelling over elkaars rol, het onderling overleg, faciliteiten voor de cliëntenraad, een regeling medezeggenschap en nog veel meer (zie 2.4.1)
• Contact leggen met het management en de medewerkers (zo vroeg mogelijk draagvlak voor cliëntenraad creëren!)

Het werven van de eerste leden

Het werven van leden kan op allerlei manieren (zie 4.4)
Hier geven we een paar voorbeelden uit de praktijk:

• Folders, nieuwsbrieven en aanplakbiljetten verspreiden onder alle cliënten (zowel jongeren als ouders) en onder alle medewerkers binnen de instelling met daarin de vraag naar nieuwe leden en uitleg wat de cliënten raad doet. Ook communicatiemiddelen als internet zijn goed te gebruiken om nieuwe leden te werven.
• Gebruik maken van alle soorten van contacten met managers, teamleiders, medewerkers (bijvoorbeeld groepsleiders en voogden) en daar bekendmaken dat er leden worden gezocht.
• Bezoeken van afdelingen of woonvormen
• Het organiseren van openbare bijeenkomsten voor cliënten, waar (ook) informatie over het werk van de cliëntenraad gegeven wordt.
  Het is zaak om bij het werven ook de plezierige kanten en het persoonlijk belang van deelname aan de cliëntenraad te benadrukken. Bijvoorbeeld dat je er bepaalde vaardigheden onder de knie kunt krijgen, zoals vergaderen, debatteren en voorzitten. Dat je contact hebt met lotgenoten en dat je er veel leert over het reilen en zeilen van de instelling en mee kunt naar landelijke studiedagen …

Het formaliseren van de cliëntenraad

In deze fase gaat het om:

• Het vaststellen en ondertekenen van de regeling medezeggenschap door de directie / Raad van Bestuur van de instelling en de cliëntenraad.
• Het officieel installeren van de cliëntenraad; de officiële oprichting van de raad is trouwens ook een mooie gelegenheid om meer bekendheid te geven aan de raad. Organiseer er daarom het een en ander om heen. Vertoon bijvoorbeeld een film of nodig een ‘kopstuk’ uit die een praatje komt houden. Nodig eventueel de pers uit …
• Het aanstellen van een ondersteuner 
•  Ouders, jongeren en medewerkers informeren over de start van de cliëntenraad

Het op gang brengen

Tijdens de eerste vergaderingen zal aandacht worden besteed aan:

• Elkaar leren kennen / teamvorming
• Afspraken maken over de manier van werken binnen de cliëntenraad; wanneer en hoe vergaderen, onderling contact, taken verdelen, huishoudelijk reglement (zie voor meer info: 2.4.2)
• Regelen van de praktische punten (vergaderruimte, koffie etc. )
• Kennis maken met management, contactpersonen, secretariaat e.d.
• Oriëntatie: hoe zit de instelling in elkaar
• De achterban informeren over het bestaan van de cliëntenraad

Het eigenlijke werk kan beginnen!

Het is verstandig om van begin af aan met concrete en interessante onderwerpen aan het werk te gaan en niet alleen maar te blijven hangen in allerlei voorwaardenscheppende zaken.
Het zal de leden en de achterban zeker aanspreken als er zo snel mogelijk wordt gestart met bijvoorbeeld:

• Het bezoeken van voorzieningen om te horen wat er daar onder de cliënten leeft
• Het aanpakken van klachten en wensen van cliënten
• Het organiseren van een enquête om na te gaan hoe men tegen een raad aankijkt, wat ervan verwacht wordt én om meer bekendheid te geven aan de raad.
• Het organiseren van bijeenkomsten over thema’s die cliënten aanspreken.

Zorg er verder voor dat je als nieuwe raad meteen goed bereikbaar bent, bijvoorbeeld door een aparte brievenbus, email-adres of telefonisch spreekuur.